Destructoras de documentos para tu oficina

Las destructoras de documentos son esenciales en los despachos u oficinas de cualquier negocio. Puedes usarla para destruir y desechar documentos de forma segura. Una destructora de documentos permite cumplir los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos y eliminar archivos confidenciales. Gracias a este dispositivo, es posible destruir documentos sin necesidad de recurrir a una empresa especializada. Las destructoras de documentos tienen diferentes tamaños y niveles de seguridad. A continuación, te contamos todo lo que debes saber.

1. Destructoras de documentos

A primera vista, las destructoras difieren en el tamaño y en la forma de cortar el papel. Básicamente, hay dos tipos de corte: de corte recto y transversal.

1.1. Corte recto

Las destructoras de documentos con corte recto convierten el papel en tiras. El grosor de cada tira depende de la anchura de la herramienta de corte.

En general, las tiras finas son más seguras que las gruesas. Las destructoras de este tipo son adecuadas para eliminar datos poco confidenciales. En principio el corte recto impide que los documentos sean leídos por terceros. Sin embargo, las tiras se pueden reconstruir con relativa facilidad.

1.2. Corte transversal

Las trituradoras que realizan un corte transversal (o cruzado) convierten el papel en tiras. A continuación, dividen las tiras en partículas más pequeñas.

De esta manera los documentos son mucho más difíciles de reconstruir. En este caso, como en el anterior, las partículas pequeñas son más seguras que las gruesas. Una trituradora de papel industrial con corte transversal es la elección perfecta si lo que buscas es destructoras de papel para oficina.

2. Aspectos importantes de las destructoras

La compra de una máquina trituradora de papel debe analizarse bien, pues es un accesorio de oficina básico con el que debes contar en tu lugar de trabajo. A continuación, enumeramos algunos factores importantes a considerar.

2.1. El tamaño adecuado

Las destructoras de documentos pueden tener diferentes tamaños. El tamaño del recipiente colector no es decisivo. Lo importante es cuántas hojas puede destruir la máquina a la vez.

Los modelos sencillos trituran de 4 a 6 hojas. Una destructora profesional puede destruir fácilmente 10 hojas. Si necesitas triturar grandes cantidades de papel, debes prestar atención al tamaño y rendimiento del dispositivo.

Por otro lado, si eliminas pequeñas cantidades de papel ocasionalmente, un modelo mucho más sencillo te servirá.

2.2. Desechar el papel triturado de forma adecuada

Estos son los pasos que debes seguir para deshacerte de los documentos una vez triturados:

Asegúrate de que la papelera no está al alcance de todo el mundo. Esto reduce el riesgo de que alguien acceda a los datos.
Si los datos son muy confidenciales, te recomendamos contratar los servicios de una empresa especializada para que elimine los residuos.
Vacía el recipiente colector de la máquina con frecuencia.

2.3. El accesorio adecuado

Las destructoras se suelen utilizar para destruir documentos, pero los dispositivos profesionales incluyen funciones adicionales. Estos pueden cortar, además, tarjetas de crédito y CDs.

Muchos dispositivos ofrecen un pequeño mecanismo de corte y un recipiente colector adicional para este tipo de residuos. De esta manera, los residuos no se mezclan y se desechan sin dificultad.

3. El nivel de seguridad adecuado

Si no quieres que datos confidenciales (por ejemplo, los de tus clientes) caigan en las manos equivocadas, debes procurar que tu destructora de papel profesional tenga el nivel de seguridad adecuado. Este indica el tamaño de las partículas y la posibilidad de reconstrucción.

La correcta destrucción de la información te protege legalmente, en el caso de que alguien se apodere del papel destruido.

3.1. Datos de carácter personal

Si destruyes documentos que contienen datos personales, debes usar una trituradora de documentos con nivel de seguridad P4 o superior, para que la eliminación cumpla con la LOPD.

Este nivel de seguridad indica que la máquina realiza un corte en pequeñas partículas. Estas tienen un tamaño máximo de 160 mm².

3.2. Datos confidenciales

El nivel de seguridad P3 es suficiente cuando hay datos confidenciales que requieren un alto grado de protección, por ejemplo, tus datos fiscales. En este caso, las partículas de papel no superan los 320 mm².

3.3. Datos privados

Los datos privados que no requieren protección legal pueden eliminarse con una destructora de documentos que cumpla los requisitos del nivel de seguridad P2.

De esta manera, los datos solo se podrán reconstruir con un gran esfuerzo. El tamaño de las partículas es de 800 mm².

3.4. Datos no confidenciales

Los documentos destruidos con una trituradora de papel con nivel de seguridad P1 se convierten en partículas de 2000 mm² como máximo y se pueden reconstruir. Este tipo de destructoras se utilizan cuando los datos no son altamente confidenciales.

4. Comprar una destructora de documentos

En resumen, si estás en el sector de la hostelería o manejas una oficina, invertir en una trituradora de papel es una decisión inteligente para proteger la información confidencial y mantener el orden en tu negocio. Lo mejor es que hoy en día puedes encontrar opciones económicas y de buena calidad, así que no necesitas gastar una fortuna para obtener una máquina eficaz. Una trituradora de papel barata no solo facilita la gestión de residuos, sino que también contribuye a un entorno más seguro y organizado.

Si aún no tienes una, es hora de considerar seriamente su compra. Evalúa tus necesidades y elige una que se ajuste a tu volumen de trabajo. Recuerda, encontrar una trituradora de papel barata y eficiente es más fácil de lo que piensas, y esta pequeña inversión puede hacer una gran diferencia en tu día a día, garantizando tanto la seguridad de tu información como la eficiencia operativa. ¡No esperes más para dar este paso!