Archivadores de oficina: orden en tu trabajo

Los archivadores de oficina son la forma más sencilla de organizar los documentos y otros papeles en tu lugar de trabajo. Los archivadores se necesitan principalmente para dos funciones: clasificar documentos y para archivarlos después. Nuestra guía sobre archivadores de oficina te ofrece un resumen sobre los distintos tipos de archivadores, las ventajas de cada uno de ellos y los criterios más importantes a tener en cuenta a la hora de comprarlos.

1. Tipos de archivadores de oficina

¿Qué tipos de archivadores de oficina hay disponibles en el mercado, para qué se utilizan y qué ventajas brinda el uso de cada tipo de archivador? En la siguiente sección te ofrecemos un amplio resumen de las distintas formas y tipos de archivadores de oficina.

1.1. Bandejas para cartas

Como su propio nombre indica, las bandejas para cartas son ideales para depositar este tipo de documentos. A menudo, las estresantes jornadas laborales hacen que no dé tiempo a leer las cartas según llegan o a tramitarlas inmediatamente después de haberlas leído. Por tanto, resulta muy práctico poder depositarlas temporalmente en una bandeja para cartas.

Sin embargo, estas bandejas no solo son adecuadas para depositar cartas, sino todo tipo de documentos. Por lo general, constan de uno o varios cajones que pueden apilarse unos encima de otros.

1.2. Clasificadores

Los clasificadores están diseñados para guardar documentos en posición vertical, por lo que con mucha frecuencia se utilizan para almacenar revistas o catálogos. Además, las hojas intercambiables y los papeles sueltos también pueden guardarse de canto en los clasificadores.

Una de las principales ventajas de los clasificadores es que permiten guardar los documentos y volver a sacarlos con mucha facilidad.

1.3. Cajas con cajones

Las cajas con cajones ofrecen la posibilidad de almacenar documentos de manera ordenada. Al estar cerrados, los documentos no son visibles desde el exterior, por lo que la oficina y el lugar de trabajo tienen un aspecto especialmente ordenado.

Sin embargo, lo ideal es etiquetar o poner pegatinas en las cajas con cajones para poder tenerlo todo bajo control y saber en cada momento qué documentos hay en el cajón en cuestión.

1.4. Archivador de pinza

Los archivadores de pinza te permiten unir distintos documentos y papeles sueltos de forma sencilla y almacenarlos como más te convenga, ya sea en un cajón o en una caja de archivo.

Una de las principales ventajas de los archivadores de pinza es que no es necesario perforar los documentos, lo que permite guardar intactos documentos importantes como escrituras y otros originales.

2. Materiales de los archivadores de oficina

¿De qué material están hechos los archivadores de oficina y en qué se diferencian las diferentes variedades?

En esta sección te explicamos las principales ventajas de los archivadores de oficina de plástico, metal y madera y cómo puedes decidir qué material es el más adecuado para tus necesidades.

2.1. Archivadores de oficina de plástico

Los archivadores de oficina de plástico son relativamente baratos y tienen un mantenimiento sencillo. Otra de las ventajas de los archivadores de plástico es su peso ligero, lo que permite transportarlos fácilmente o apilar unos encima de otros sin mucho esfuerzo.

2.2. Archivadores de oficina de metal

Los archivadores de metal convencen sobre todo por su gran estabilidad. Además, el metal es un material muy duradero. Por lo general, los archivadores de metal se encuentran en el rango de precios intermedio, pero tienen una larga vida útil y podrás disfrutar de ellos durante mucho tiempo.

2.3. Archivadores de oficina de madera

Los archivadores de oficina de madera destacan sobre todo por su aspecto de alta calidad. A esto hay que sumar que son muy estables y que apenas hay peligro de que se caigan. Lo único que requiere algo más de esfuerzo en los archivadores de madera es su mantenimiento y su cuidado.

3. Archivadores de oficina en diferentes diseños

En esencia, los archivadores de oficina están disponibles en dos versiones: archivadores transparentes y archivadores opacos en diferentes colores.

¿Para qué sirven los distintos archivadores? En esta sección te presentamos toda la información sobre los diferentes diseños de archivadores de oficina.

3.1. Archivadores de oficina transparentes

Los archivadores de oficina transparentes tienen la ventaja de que es más fácil ver desde fuera qué documentos se encuentran en el archivador. Además, visualmente, los archivadores encajan a la perfección con las oficinas con un estilo moderno.

3.2. Archivadores de oficina de colores

Los archivadores de oficina opacos hacen que tu lugar de trabajo tenga una apariencia aún más ordenada. Una ventaja adicional es que te permiten comprar archivadores en diferentes colores y tener así un sistema de colores para clasificar mejor los documentos.

4. Criterios de compra para archivadores

¿Quieres poner más orden en tu lugar de trabajo por medio de archivadores de oficina? En la siguiente sección, te explicamos los criterios de compra más importantes y te damos un par de consejos para elegir el archivador de oficina ideal para ti.

4.1. Tipo de archivador

Antes de decidirte por un archivador de oficina, debes tener en cuenta cómo quieres guardar los documentos. ¿Quieres almacenarlos en posición vertical o en posición horizontal? ¿Claramente visibles en un archivador abierto o almacenados de forma segura en un archivador cerrado? Elige el archivador más adecuado para ti en función de estos factores.

4.2. Tamaño

El tamaño del archivador de oficina que compres dependerá en gran medida del tamaño de los documentos que vayas a guardar en él. Los archivadores de oficina suelen estar disponibles para documentos en A4 y A5.

4.3. Colocación

Los archivadores de oficina están disponibles con soporte de pared o en formato independiente. Los archivadores con soporte de pared suelen utilizarse para revistas y folletos. Una de las principales ventajas de esto es que ahorra espacio. Sin embargo, es necesario montarlos, después de lo cual no pueden cambiarse de posición tan fácilmente.