Sistemas PMS y TPV para hoteles: una guía completa

1.1 ¿Qué es un sistema de gestión de propiedades para hoteles?

1.2 Funciones clave y prestaciones de un sistema PMS hotelero

Un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) para hoteles es un potente conjunto de funcionalidades que agilizan las operaciones y mejoran la experiencia de los huéspedes. Profundicemos en las características clave que hacen que las funciones de un pms en un hotel sean indispensables.

• Gestión de reservas: uno de los beneficios de un property management system es su capacidad para gestionar eficazmente las reservas de habitaciones. Se encarga de todo, desde el procesamiento del pago electrónico hasta la gestión del inventario y la asignación de habitaciones. También puede gestionar los correos electrónicos de las reservas y facilitar las actividades de reserva, garantizando una experiencia fluida a los huéspedes.
• CRM y gestión de datos de clientes: un CRM en un pms de un hotel funciona como una sólida herramienta conteniendo todos los datos esenciales de los huéspedes. Esta función permite personalizar los servicios, dirigir el marketing y mejorar la satisfacción de los huéspedes.
• Operaciones de recepción: el sistema simplifica las operaciones de recepción gestionando el estado de las habitaciones, la asignación de llaves, las auditorías diarias y los controles en las habitaciones. Todas estas operaciones garantizan que las entradas y salidas se realicen sin problemas, lo que contribuye a que la experiencia de los huéspedes sea positiva.
• Limpieza y mantenimiento: la integración de PMS en hoteles ayuda a coordinar las tareas de limpieza y mantenimiento, garantizando que las habitaciones estén limpias, bien abastecidas y listas para recibir a los huéspedes. También puede hacer un seguimiento de las actividades del personal de limpieza, garantizando la eficiencia y la responsabilidad.
• Gestión administrativa: el sistema ayuda a gestionar diversas operaciones administrativas, como la gestión de eventos, la gestión de spas y gimnasios, la gestión de personal, el análisis de inventarios, la gestión de ventas, las campañas promocionales y la gestión de reseñas. Esta gestión integral garantiza la fluidez de las operaciones y una mejor utilización de los recursos.
• Gestión de ingresos y tarifas: un sistema PMS en hoteles ayuda a las empresas hoteleras a optimizar las estrategias de precios con su función de gestión de ingresos y tarifas. Permite la tarificación dinámica según la demanda, temporada, competencia y otros factores, garantizando así la máxima rentabilidad.
• Gestión de canales: el sistema proporciona una única interfaz para controlar y distribuir inventarios en los diferentes canales como GDS, OTA, mayoristas y plataformas de reservas directas. Esta función contribuye a llegar a un público más amplio y a incrementar las reservas.
• Informes y análisis: un sistema PMS incluye potentes funciones para realizar informes y análisis. Ofrece información sobre tendencias en reservas, generación de ingresos, comportamiento de los huéspedes y mucho más, ayudando a las empresas hoteleras a tomar decisiones basadas en los datos.
• Servicio de TPV: en último lugar, el sistema PMS se integra con el sistema TPV del hotel, gestionando las ventas de diferentes puntos de venta como restaurantes, spas, tiendas de obsequios, etc. Esta función simplifica el proceso de facturación y mejora la experiencia global de los huéspedes. Más adelante, examinaremos qué hace un sistema TPV.
  
  

1.3 ¿Cuáles son las ventajas de un sistema hotelero PMS?

Son numerosas las ventajas derivadas de la implantación de un sistema PMS en un hotel y contribuyen de forma notable al éxito global del hotel. Aquí presentamos 6 ventajas clave:

• Operaciones optimizadas: con un sistema PMS los hoteles pueden por ejemplo automatizar y optimizar sus operaciones, reduciendo las tareas manuales y aumentando la eficiencia. Aquí incluiríamos de todo, desde gestionar reservas y actividades de recepción hasta la gestión de la limpieza y el mantenimiento y de tareas administrativas. El sistema se asegura de que todas las operaciones se realizan de forma fluida, reduciendo los errores y mejorando la productividad en general.
• Mejora de la experiencia de los huéspedes: un sistema PMS mejora la experiencia de los huéspedes ofreciendo servicios personalizados, registros de entrada y salida sin problemas, servicio de habitaciones eficiente y resolviendo cualquier problema que pueda surgir. La herramienta CRM del sistema permite un marketing dirigido y una comunicación personalizada, mejorando aún más la satisfacción de los huéspedes.
• Mejora de la gestión de ingresos: la función de gestión de ingresos y tarifas del sistema PMS permite a las empresas hoteleras optimizar sus estrategias de precios, garantizando la máxima rentabilidad. Además, proporciona información sobre tendencias en reservas y generación de ingresos, ayudando a los hoteles a adoptar decisiones basadas en los datos.
• Mayor productividad del personal: al automatizar y racionalizar las operaciones, un sistema PMS incrementa de forma considerable la productividad del personal. Reduce el tiempo empleado en tareas manuales para que la plantilla pueda dedicarse a aspectos más críticos de su trabajo. Y además, ayuda a asignar mejor los recursos, asegurándose de que el personal trabaja allí donde pueda desplegar su máximo potencial.
• Mejora de la toma de decisiones: un sistema PMS cuenta con potentes funciones de generación de informes y análisis, que permiten conocer mejor diversos aspectos de las operaciones hoteleras. Este enfoque basado en datos permite a las empresas hoteleras tomar mejores decisiones, mejorando sus servicios y aumentando su rentabilidad.
• Mejora de los esfuerzos de marketing: con un sistema PMS, los hoteles pueden acceder a datos críticos sobre los huéspedes, lo que les permite crear campañas de marketing específicas. Esto mejora sus esfuerzos de marketing, lo que se traduce en un aumento de las reservas y los ingresos.

2.1 ¿Qué es un sistema hotelero TPV?

2.2 ¿Cuáles son las principales funciones de un sistema TPV?

El sistema TPV de un hotel es un conjunto de complejas herramientas diseñadas para mejorar las operaciones de ventas de un hotel. Echemos un vistazo más detallado a los componentes principales de un sistema TPV hotelero:

• Terminales de punto de venta: son las ubicaciones físicas en las que tienen lugar las transacciones. En el bar, el restaurante, el spa o la tienda de recuerdos, un terminal TPV permite un procesamiento rápido y eficiente de las ventas. Suelen estar equipados con una interfaz fácil de usar que facilita al personal hacer pedidos, procesar pagos y emitir recibos.
• Procesamiento de pagos: esta función crítica de un sistema TPV gestiona todos los aspectos del procesamiento de pagos. Acepta diferentes métodos de pago, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos con el teléfono móvil o en efectivo. Garantiza un procesamiento rápido y seguro, reduciendo los tiempos de espera e incrementando la satisfacción de los huéspedes.
• Gestión de inventario: esta función permite un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario. Ayuda a gestionar los stocks en diferentes puntos de venta, alertando al personal cuando las existencias son bajas y es necesario reponerlas. Con ello se garantiza que el hotel nunca se quede sin artículos esenciales, se evitan posibles pérdidas de ingresos y se mantiene la satisfacción de los huéspedes.
• Gestión de clientes: un sistema TPV también funciona como una herramienta CRM, guardando valiosa información de los clientes. Puede rastrear las preferencias de los clientes, su historial de compras y otros datos esenciales. Esto permite personalizar el servicio, orientar el marketing y mejorar la fidelidad de los clientes.
• Gestión del personal: esta función ayuda a gestionar los horarios del personal, controlar los costes laborales y supervisar el rendimiento de los empleados. Garantiza que siempre haya suficiente personal disponible para satisfacer la demanda, optimizando la productividad y reduciendo los costes laborales.
• Gestión de menús y pedidos: esta función simplifica la gestión de los menús y la tramitación de pedidos. Permite actualizar rápidamente el menú, las promociones especiales y los cambios de precios. También agiliza la tramitación de los pedidos, reduciendo los errores y garantizando un servicio rápido y eficaz.
• Informes y análisis: un sistema TPV cuenta con potentes capacidades para la elaboración de informes y el análisis de datos. Ofrece información sobre tendencias de ventas, comportamiento de los clientes, niveles de inventario y mucho más. Este enfoque basado en datos ayuda a las empresas hoteleras a tomar decisiones informadas, mejorando sus servicios y aumentando la rentabilidad.
  
  

2.3 Principales tipos de sistemas TPV para un hotel

Existen diferentes tipos de sistemas TPV, cada uno de ellos con sus características únicas. He aquí algunas opciones:

• Sistemas TPV de terminal o de sobremesa: son los TPV tradicionales que solemos ver en tiendas y restaurantes. Suelen ser sistemas grandes y fijos que incluyen un ordenador, una caja registradora, una impresora de comprobantes, un monitor y, a veces, un escáner de códigos de barras. Los TPV de terminal son robustos y fiables y gestionan transacciones de gran volumen con facilidad. Son ideales para empresas con una ubicación física que necesitan gestionar un gran número de transacciones.
• Sistemas TPV móviles: los TPV móviles son dispositivos portátiles, como tabletas y smartphones, que realizan las mismas funciones que un TPV tradicional. Son perfectos para negocios que necesitan movilidad, como food trucks, mercados al aire libre o restaurantes que ofrecen pago en mesa. Los TPV móviles también son una solución rentable para las pequeñas empresas, ya que requieren menos hardware y suelen ser más baratos que los sistemas tradicionales.
• Sistemas TPV de autoservicio: estos sistemas permiten a los clientes pasar por caja y pagar sin ayuda del personal. Los TPV de autoservicio son habituales en ultramarinos, restaurantes de comida rápida y cines. Ayudan a las empresas a agilizar las operaciones, reducir los costes de mano de obra y ofrecer a los clientes una experiencia de pago rápida y cómoda.
• Kioscos TPV: los kioscos TPV son puestos independientes en los que los clientes pueden realizar pedidos y pagos. Suelen utilizarse en restaurantes de comida rápida, cafeterías y teatros. Los kioscos TPV pueden contribuir a reducir las largas colas y los tiempos de espera, mejorando la satisfacción del cliente.
• Sistemas de TPV heredados: los sistemas de TPV heredados son sistemas antiguos que utilizan servidores locales para almacenar los datos. Aunque son fiables y seguros, carecen de la flexibilidad y escalabilidad de los sistemas modernos. Además, su mantenimiento y actualización resulta más cara lo que los hace menos adecuados para empresas en crecimiento.
• Sistemas TPV basados en la nube: los sistemas TPV basados en la nube almacenan los datos en la nube, lo que permite a las empresas acceder a sus datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Estos sistemas ofrecen gestión de inventario en tiempo real, análisis de ventas y gestión de las relaciones con los clientes. Los TPV basados en la nube son escalables y fáciles de actualizar, lo que los convierte en una opción popular para muchas empresas.
  
  

2.4 Las ventajas de utilizar un sistema TPV para hoteles

Un sistema TPV para hoteles ofrece multitud de ventajas, contribuyendo significativamente al buen funcionamiento de las operaciones de un hotel y mejorando la experiencia general de los huéspedes. Aquí presentamos 5 ventajas clave:

1. Procesamiento eficiente de pedidos: un sistema TPV agiliza el sistema de procesamiento de pedidos, reduciendo las posibilidades de errores humanos y mejorando la eficiencia. Tanto si se trata de un huésped que solicita servicio de habitaciones como de un cliente que hace un pedido en el restaurante del hotel, el sistema TPV garantiza un procesamiento rápido y preciso, lo que se traduce en una mejora del servicio y de la satisfacción del cliente.
2. Gestión precisa del inventario: con un sistema TPV los hoteles pueden hacer un seguimiento en tiempo real de sus niveles de inventario en los distintos puntos de venta. Esta característica no solo evita que el hotel se quede sin artículos esenciales, sino que también ayuda a prevenir el exceso de existencias, optimizando así los costes de inventario y reduciendo las posibles pérdidas de ingresos.
3. Integración perfecta con otros sistemas: un sistema TPV para hoteles puede integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión hotelera, como el sistema PMS. Esta integración permite una visión unificada del perfil del huésped, incluidas sus compras, preferencias y otros datos esenciales. También simplifica el proceso de facturación, ya que todos los cargos pueden agruparse en una única factura.
4. Mejora del seguimiento de los ingresos: un sistema TPV proporciona informes de ventas detallados, con lo que las empresas hoteleras tienen una visión clara de sus flujos de ingresos. Pueden identificar qué puntos de venta funcionan bien y cuáles necesitan mejoras. Esta información puede guiar la toma de decisiones estratégicas y ayuda a optimizar la rentabilidad.
5. Mejora de la toma de decisiones: las potentes funciones de elaboración de informes y análisis de datos de un sistema de TPV proporcionan información valiosa sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y los niveles de inventario. Este enfoque basado en datos permite a los hoteles tomar decisiones informadas, lo que se traduce en una mejora de los servicios, una mayor satisfacción de los clientes y un aumento de la rentabilidad.

3.1 ¿Cuál es la diferencia entre PMS y TPV?

3.2 Importancia de la integración de los sistemas PMS y TPV

La integración de los sistemas PMS y TPV puede proporcionar una gran cantidad de beneficios, mejorando significativamente las operaciones y la rentabilidad de tu hotel. He aquí algunas ventajas:

• Sincronización de datos en tiempo real: la integración permite la sincronización de datos en tiempo real entre tus sistemas PMS y TPV. Esto significa que cualquier cambio o actualización realizada en un sistema se refleja instantáneamente en el otro.
• Racionalización de las operaciones y la elaboración de informes: al integrar los sistemas PMS y TPV, puedes racionalizar las operaciones y la elaboración de informes. Puedes generar informes exhaustivos que te proporcionen información sobre tu rendimiento operativo y de ventas. Estos informes unificados facilitan el análisis del rendimiento del hotel, el seguimiento de las métricas clave y la toma de decisiones basadas en datos.
• Mejora de la experiencia de los huéspedes: la integración puede mejorar notablemente la experiencia de los huéspedes. Si dispones de sistemas integrados, puedes ofrecer servicios personalizados basados en las preferencias de los clientes y en su historial de compras. Así, por ejemplo, puedes ofrecer promociones o descuentos personalizados en función de las compras anteriores de un cliente. Además, la integración simplifica el proceso de facturación, ya que todos los cargos pueden consolidarse en una única factura, lo que facilita a los clientes la revisión y liquidación de sus facturas.
• Mejora de la gestión de ingresos: la integración de los sistemas PMS y TPV puede mejorar la gestión de ingresos. Con sistemas integrados, puedes hacer un seguimiento de tus flujos de ingresos en tiempo real, identificar puntos de venta rentables y optimizar tus estrategias de precios. De este modo, si los datos del punto de venta muestran que ciertos artículos o servicios son populares entre los clientes, puedes ajustar los precios u ofrecer promociones para maximizar los ingresos. Del mismo modo, si los datos de tu PMS revelan que determinadas habitaciones o servicios no rinden lo suficiente, puedes adoptar medidas para mejorar su rendimiento.
  
  

3.3 Retos habituales y consideraciones a la hora de integrar sistemas

Uno de los retos principales al integrar sistemas PMS y TPV es garantizar la compatibilidad. No todos los sistemas están diseñados para funcionar juntos sin fisuras, y en algunos casos hace falta implementar configuraciones específicas de hardware o software para una integración eficaz. Es fundamental conocer los requisitos técnicos de cada sistema y asegurarse de que la infraestructura del hotel puede soportarlos. Ten en cuenta igualmente la escalabilidad de los sistemas. A medida que tu hotel crece y evoluciona, tus sistemas PMS y TPV deben ser capaces de adaptarse y escalar con tus necesidades.

La seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones al integrar sistemas PMS y TPV. Ambos sistemas manejan datos confidenciales, como información sobre huéspedes, transacciones financieras y datos operativos, por lo que cualquier filtración podría provocar importantes daños financieros y de reputación. En consecuencia, resulta esencial garantizar que la integración no comprometa la seguridad de los datos. Opta por sistemas que ofrezcan sólidas funciones de seguridad, como cifrado, autenticación de dos factores y almacenamiento seguro de datos. También, debes asegurarte de cumplir con las regulaciones de privacidad de datos, como el RGPD.

La integración de los sistemas PMS y TPV puede ser un proceso complejo, y tu personal tendrá que entender cómo utilizar el sistema integrado de manera efectiva. Por todo ello, la formación es un aspecto crucial. Asegúrate de que los proveedores del sistema ofrecen formación y asistencia completa para ayudar a tu personal a familiarizarse con el sistema. Por otra parte, fíjate en el tipo de soporte continuo que ofrecen. Necesitarás un equipo de asistencia fiable al que recurrir si surge algún problema o para optimizar el sistema y adaptarlo a las necesidades de tu hotel.

El proceso de integración puede llevarte mucho tiempo y causar algunas interrupciones en el funcionamiento de tu hotel. Planifica cualquier posible tiempo de inactividad y asegúrate de contar con planes de contingencia para minimizar las molestias a tus clientes y a tu personal. También es esencial trabajar con los proveedores de sistemas para elaborar un calendario realista del proceso de integración.

Por último, si vas a cambiar de un sistema a otro, la migración de datos puede suponer un reto importante. Es crucial asegurarte de que todos los datos críticos se transfieren con precisión del sistema antiguo al nuevo. Este proceso puede ser complejo y llevar mucho tiempo, además de requerir una planificación y ejecución cuidadosas.

4.1 Factores a tener en cuenta al seleccionar un sistema PMS hotelero

Al seleccionar un sistema PMS hotelero es crucial considerar varios factores para asegurarte de que el sistema satisface las necesidades de tu hotel y puede asistir de forma eficaz en las diferentes operaciones hoteleras. He aquí algunos factores clave a tener en cuenta:

• Prestaciones y funciones: lo primero que hay que considerar son las prestaciones y las funciones que el sistema PMS ofrece. ¿Cuenta con todas las capacidades que necesitas para gestionar tu actividad hotelera de forma eficaz? Nos referimos a la gestión de reservas, las operaciones de recepción, el mantenimiento y la limpieza, la gestión administrativa, CRM y la gestión de los datos de los clientes, gestión de los ingresos y tarifas, gestión distintos tipos de canales de distribución hotelera, realización de informes y análisis de datos, así como integración del servicio TPV. Asegúrate de que el sistema que eliges puede gestionar todas estas tareas perfectamente.
• Facilidad de uso: un sistema PMS debería ser fácil de usar para todos los miembros del personal, independientemente de sus conocimientos técnicos. El sistema debe tener una interfaz fácil de usar y una navegación intuitiva, que permita al personal realizar las tareas con rapidez y eficacia. Un sistema difícil de usar puede dar lugar a errores e ineficiencias, afectando a la productividad de su hotel y a la satisfacción de sus huéspedes.
• Escalabilidad, flexibilidad y grado de personalización ofertado: tu sistema PMS debería poder adaptarse y crecer a medida que lo haga tu hotel. Debe ser escalable para dar cabida a una mayor demanda y lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. El sistema también debe presentar un alto grado de personalización para poder adaptar sus características y funciones a las necesidades específicas de tu hotel.
• Opciones de integración y capacidades: un buen sistema PMS debe poder integrarse perfectamente con otros sistemas de gestión hotelera, como el sistema TPV. Esta integración permite agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia. Comprueba si el sistema que estás barajando ofrece opciones de integración y evalúa sus capacidades para asegurarte de que puede integrarse eficazmente con tus sistemas actuales.
• Interfaz fácil de usar: una interfaz sencilla es crucial para cualquier sistema. Garantiza que tu personal pueda navegar fácilmente por el sistema y realizar las tareas con eficacia. Un sistema con una interfaz compleja puede dar lugar a errores e ineficiencias, afectando a la productividad del hotel y a la satisfacción de los huéspedes.
• Atención al cliente y formación: por último, hay que analizar el nivel de atención al cliente y formación que ofrece el proveedor del sistema. Debe ofrecer una formación completa para que el personal se familiarice con el sistema. También debe ofrecer un servicio de atención al cliente fiable para prestar asistencia en caso de que surja algún problema o si se necesita ayuda para optimizar el sistema. Este soporte puede ser crucial para garantizar el éxito de la implantación y el funcionamiento del sistema.
  
  

4.2 Factores a tener en cuenta al seleccionar un sistema TPV hotelero

Al seleccionar un sistema TPV hotelero hay que considerar varios factores para asegurarte de que el sistema satisface las necesidades de tu hotel y puede asistir de forma eficaz en las diferentes operaciones hoteleras. He aquí las principales consideraciones:

• Seguridad: el sistema TPV gestionará datos sensibles, incluyendo transacciones financieras e información de los clientes. Por este motivo es fundamental escoger un sistema que ofrezca potentes funciones de seguridad, como cifrado, autenticación de dos factores y almacenamiento seguro de datos. El sistema debería cumplir también con las normativas de protección de datos, como el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).
• Adaptabilidad y flexibilidad: tu sistema TPV debe poder adaptarse y escalar a medida que cambian las necesidades de tu hotel. Debería ser lo suficientemente flexible para gestionar los cambios en tus operaciones, como la adición de nuevos puntos de venta o servicios. También debería poder adaptarse a los avances tecnológicos, garantizando que tu hotel se mantiene competitivo.
• Coste: el coste de un TPV puede variar de forma considerable dependiendo de sus funciones, capacidades y el número de usuarios o puntos de venta. Por ello es fundamental tener en cuenta tu presupuesto y escoger un sistema con la mejor relación calidad precio. Recuerda que además del precio de compra inicial, tienes que considerar otros gastos periódicos como mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico.
• Atención al cliente: un servicio de atención al cliente en plataforma PMS channel manager fiable es crucial a la hora de elegir un TPV. El proveedor debe ofrecer una asistencia completa para atenderte en caso de que surja algún problema o si necesitas ayuda para optimizar el sistema. Aquí se incluye asistencia técnica, formación y actualizaciones periódicas del sistema.

Otras consideraciones a tener en cuenta al adquirir un sistema TPV son:

• Personalización del menú y flexibilidad: el sistema TPV debe contar con opciones para personalizar el menú, permitiéndote actualizarlo rápidamente, añadir promociones especiales y ajustar los precios. Esta flexibilidad puede mejorar tu servicio y la satisfacción de tus clientes.
• Integración con sistemas existentes: el sistema TPV debería integrarse sin problemas con el resto de sistemas de gestión hotelera de tu hotel, como el sistema PMS. Esta integración puede optimizar tus operaciones, mejorar la eficiencia y la experiencia de los huéspedes.
• Opciones para el procesamiento de pagos: el sistema TPV debe aceptar una amplia gama de método de pago, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos mediante dispositivos móviles y efectivo. También debería permitir el procesamiento de pagos rápido y seguro, mejorando así la satisfacción del cliente.
• Funciones para generar informes y análisis: un buen sistema TPV debe contar con potentes funciones de generación de informes y análisis. Debe ofrecer información sobre tendencias de ventas, comportamiento de los clientes, niveles de inventario y mucho más. Este enfoque basado en datos puede ayudarte a tomar decisiones informadas, mejorar tus servicios y aumentar la rentabilidad